Библиотека электронных документов "Доклиб"
Хранение документов
Классический документооборот предполагает работу с большим объемом
бумажных документов, что создаёт несколько очевидных проблем и рисков
.svg)
Риск потери
документов
документов
Документ размещён на другой полке стеллажа
.svg)
 1.svg)
Риск потери конфиденциальности
Сотрудник оставил конфиденциальный документ на столе
.svg)
Уничтожение
документов
документов
Создаёт дополнительные накладные расходы
.svg)
Поиск
Поиск документов в архиве часто затруднён
.svg)
Архивное хранение
Требуется организация помещения со специальными условиями
.svg)
Ветхие документы
Частое пользование бумажных документов приводит к их повреждению
Хранение документов в электронном виде
Само по себе хранение документов в виде файлов на компьютере
практически не снижает эти риски – точно так же документы могут
теряться, дублироваться, повреждаться и сотрудники зачастую могут
видеть неавторизованные документы
Для снижения этих рисков нужна система электронного
документооборота. Ключевая особенность таких систем – организация
правильного хранения документов в соответствии с принятыми в
организации стандартами
О решении
Система для автоматизации электронного документооборота "Доклиб" позволяет создать электронный архив документов, обеспечивающий надёжное и централизованное хранение бумажных (скан-образов) и электронных документов организации, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, быстрый и удобный поиск и другие сервисные возможности.
Система для автоматизации электронного документооборота "Доклиб" позволяет создать электронный архив документов, обеспечивающий надёжное и централизованное хранение бумажных (скан-образов) и электронных документов организации, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, быстрый и удобный поиск и другие сервисные возможности.
Функциональные возможности
Ведение информации о бумажных и электронных документах в Системе в
виде карточек с реквизитами
Массовая загрузка электронных копий документов любых форматов, с отложенной регистрацией карточек документов
Настраиваемая иерархическая структура папок для хранения документов / файлов
Быстрый доступ к часто используемым документам
Массовая загрузка электронных копий документов любых форматов, с отложенной регистрацией карточек документов
Настраиваемая иерархическая структура папок для хранения документов / файлов
Быстрый доступ к часто используемым документам
Атрибутивный поиск документов по всем полям карточки документа
Полнотекстовый поиск по скан-образам документов
Поиск документации по ключевым бизнес-объектам Системы
Поиск по тексту в режиме просмотра документа
Сохранение, просмотр сохраненных поисковых запросов
Полнотекстовый поиск по скан-образам документов
Поиск документации по ключевым бизнес-объектам Системы
Поиск по тексту в режиме просмотра документа
Сохранение, просмотр сохраненных поисковых запросов
Просмотр (скан-образов) документов базовых офисных и графических
форматов
Масштабирование, полистный просмотр, переход к нужной странице
Сравнение двух документов (страниц одного документа)
Просмотр ранее открытых документов
Масштабирование, полистный просмотр, переход к нужной странице
Сравнение двух документов (страниц одного документа)
Просмотр ранее открытых документов
Ограничение доступа к определенному виду документов, документу,
каталогам ИС
Ограничение доступа к папке различным группам пользователей или конкретному пользователю, создание личных папок
Хранение истории изменений документов и других объектов ИС
Конструктор, позволяющий создать новые или корректировать уже существующие карточки документов
Ограничение доступа к папке различным группам пользователей или конкретному пользователю, создание личных папок
Хранение истории изменений документов и других объектов ИС
Конструктор, позволяющий создать новые или корректировать уже существующие карточки документов
Потоковое сканирование
Одним из этапов внедрения ИС является перевод бумажных документов в электронный вид. При большом объеме документации этот процесс может занять длительное время.
Для решения этой проблемы ИС интегрируется с системой поточного сканирования. Она представляет собой программно-аппаратный комплекс, состоящий из высокопроизводительного сканера, переводящего документы в электронную форму, и специальной программы, распознающей полученные изображения и загружающей их в ИС.
Одним из этапов внедрения ИС является перевод бумажных документов в электронный вид. При большом объеме документации этот процесс может занять длительное время.
Для решения этой проблемы ИС интегрируется с системой поточного сканирования. Она представляет собой программно-аппаратный комплекс, состоящий из высокопроизводительного сканера, переводящего документы в электронную форму, и специальной программы, распознающей полученные изображения и загружающей их в ИС.
.svg)
Преимущества “Доклиб”
.svg)
Гибкая настройка без привлечения разработки
Создание пользователями любых видов документов в Системе,
настройка структуры документации (проектной, конструкторской и
т.д).
.svg)
Иерархическое хранение данных
Обеспечение сложных структур хранения документов, настройка связей
документов с ключевыми бизнес объектами (дело, оборудование,
здание, проект, и т.д.)
.svg)
.svg)
Удобная поисковая система
Атрибутивный поиск по любым реквизитам карточек документа, включая
полнотекстовый поиск по тексту прикрепленных файлов. Возможность
формировать специальные подборки документов
.svg)
Широкие возможности развития системы
Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы. Возможность
интеграции с любыми сторонними системами с помощью открытого API
(Интеграция с AD, Системами распознавания и поточного сканирования
документов и т.д.)
Результаты от внедрения ИС
Единый порядок учета, хранения,
передачи и возврата документов
Учет полных сведений о документах различных видов, включая место хранения и ответственных лиц, сведений об утерянных или уничтоженных документах (при сохранении их файлов)
Учет (файлов) документов, накопленных работниками в персональных архивах
Контроль задач ведения и учета различных документов, например обновления, сдачи на хранение или уничтожения документов, возврата проектной документации от подрядчиков
Учет полных сведений о документах различных видов, включая место хранения и ответственных лиц, сведений об утерянных или уничтоженных документах (при сохранении их файлов)
Учет (файлов) документов, накопленных работниками в персональных архивах
Контроль задач ведения и учета различных документов, например обновления, сдачи на хранение или уничтожения документов, возврата проектной документации от подрядчиков
Постепенный переход от бумажной
документации
к электронному документообороту,
освобождая площади, используемые для хранения документов
Упрощение обмена информацией с удаленными подразделениями и филиалами
Значительное сокращение времени поиска нужных документов
Упрощение обмена информацией с удаленными подразделениями и филиалами
Значительное сокращение времени поиска нужных документов
Используемые технологии
В качестве системной основы используется свободное программное
обеспечение
Отсутствуют проприетарные компоненты и библиотеки
Возможность работы в кластерном режиме для обеспечения максимальной стабильности
Разграничение доступа к данным на уровне ролевых моделей
Использование микросервисной архитектуры
Отсутствуют проприетарные компоненты и библиотеки
Возможность работы в кластерном режиме для обеспечения максимальной стабильности
Разграничение доступа к данным на уровне ролевых моделей
Использование микросервисной архитектуры
